Marc Banzhaf (TH-Aschaffenburg)
Als Jurist mit dem Schwerpunkt Immobilienmanagement legt Marc Banzhaf höchste Ansprüche an eine qualifizierte Ablage und Archivierung von Dokumenten. Gerade Grundstücke und Häuser werden mit engen juristischen Vorgabe hoch präzise dokumentiert: Grundbuch, Architektur, Statik, Nutzung, Verbrauche, etc. Vieles muss nicht nur im Ergebnis, sondern auch in seinem dialogischen Entwicklungsprozess gerichtsfest erfasst werden.
Dokumente sind Informationsspeicher
Dokumente dienen dem Erhalt von Informationen zum Zwecke von Kenntnis, Nachweis und Beweis eines Vorgangs. Oft müssen sie eine Garantie durch eine juristische Person abbilden (Authentizitätsnachweis z. B. durch nichtfälschbare Unterschrift). Die Formen der Dokumente gehen von Text- oder Schriftformen über die „elektronische Form“ (mit Signaturdatei) bis hin zu beglaubigten oder beurkundeten Schriftstücken. Auch Ton- und Bildaufnahmen gelten als Dokumente.
Die Aufbewahrungsfristen richten sich oft nach HGB und sind damit insbesondere durch das Steuerrecht definiert. Jenseits dessen ist es empfehlenswert unterschiedliche Dokumente auch länger aufzubewahren (z. B. Immobiliendokumente). Grundsätzlich gilt: Jede Vernichtung von Dokumenten ist ein Verlust von Information.
Elektronische Dokumente
Dokumente können im Ursprung analog oder digital vorliegen. Die Überführung von papiergebundenen Informationen in digitale Daten erfolgt meist mittels Scan. Digitale Dokumente sind im IT-Verständnis ikonische Daten – also Bilder. Das etablierte Datenformat dazu ist das Portabel Document File - pdf. Die so vorhandenen Daten müssen in ein Ablagesystem überführt werden. Dabei müssen die notwendigen oder wünschenswerten Qualitäten der rechtlichen Beweiskraft beachtet werden. Dies kann erfordern, dass Originale weiterhin physisch archiviert werden müssen.
Vorteile der elektronischen Speicherung ergeben sich auf dem reduzierten Raumbedarf, der weiteren Verarbeitungsmöglichkeit des gesamten Dokuments oder dessen Teilinformationen sowie der kostengünstigen Vervielfältigungsmöglichkeit. Andere Dokumente sind schon grundsätzlich digital vorhanden. Hier muss beachtet werden, dass manche Dokumente rein formal auch physisch aufbewahrt werden müssen.
Digitale Archivierung
Der Grundstandard (Stufe 1) ist die klassische digitale Ordnerstruktur. Die ausgebaute Variante ist eine virtuelle Speicherung (Stufe 2), womit Daten nur noch einmal und damit einzigartig definiert sind; Überschreibungen werden in einer digitalen Historie mitdokumentiert. Darüber hinaus gibt es „Information Management Systeme“, die Dokumente mit Metadaten hinterlegen (Stufe 3), ggf. den „Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung“ (Stufe 4) entsprechen oder sogar mit digitalen Analyseinstrumenten (Stufe 5) ausgewertet werden können.
Das Information Management ermöglicht eine komplexe Vergabe von Schreib- und Leserechten, Einordnungen durch Metadaten und die Verknüpfung mit Programmen des Projektmanagements oder der Finanzbuchhaltung.
Die Analyseinstrumente lesen nicht nur die Schrift, sondern entschlüsseln auch deren Aussage. Neben IBM oder SAP gibt es spartenspezifische Systeme. Erkennbar ist aber, dass die Datenanalyse hoch anspruchsvoll ist und eine große Rechenleistung im Hintergrund benötigt. Die kleinen spartenspezifischen Programme, die gerade für den Mittelstand interessant sein können, sind hier noch nicht auf dem Niveau der großen Systemhäuser.
Neue Potentiale
Digitale Archivierung hat Entwicklungspotentiale:
- Mechanische Tätigkeiten können ersetzt werden (Postgänge etc.)
- Komplexe Projekte mit vielen Einzeldokumenten können sinnvoll verknüpft und damit handhabbar werden.
- Kosten für physische Archive können eingespart werden.
Wichtig ist die qualifizierte Aufarbeitung als lesbares und wieder-lesbares Dokument, sowie die Hinterlegung von Metadaten für später mögliche Suchprozesse. Damit diese gelingen, müssen die Metadaten einem System von Kategorien und Eigenschaften entsprechen. Die Dateien müssen diebstalsicher, verlustsicher und fälschungssicher (PDF/A) gespeichert werden. Beim Einsatz von Analyseinstrumenten ist wichtig, dass die Lernentwicklung möglichst ein Eigentum des Dokumentenbesitzers ist.